Pengertian, Fungsi, Jenis dan Bagian-bagian Surat

Dalam perkembangan teknologi komunikasi, surat merupakan media yang pertama kali digunakan untuk komunikasi jarak jauh. Surat dikirim dengan berbagai tujuan tertentu mulai dari tujuan yang bersifat pribadi hingga tujuan yang bersifat resmi. Dimulai dengan surat dalam bentuk tertulis dan surat pendek dalam bentuk telegram, kini surat dapat dikirim dalam bentuk elektronik melalui email. Pada awal perkembangannya, surat tidak hanya digunakan oleh instansi khusus tapi juga oleh masyarakat umum. Masyarakat menggunakan surat untuk saling menanyakan kabar, untuk berkomunikasi dengan sahabat pena, hingga untuk urusan-urusan yang lebih penting. Meskipun fungsi surat sebagian besar digantikan oleh media elektronik yang lebih canggih dan cepat, surat dalam bentuk tertulis masih sangat dibutuhkan khususnya untuk instansi resmi dan perniagaan. Pada kesempatan ini, kita akan membahasa tentang pengertian, fungsi, bagian-bagian surat, dan jenis-jenis surat berdasarkan kepentingan surat. Dengan pembahasan ini diharapkan murid dapat membedakan jenis-jenis surat dan dapat membuat surat sesuai dengan kepentingannya.

Pengertian dan Fungsi Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya. Surat digunakan untuk menyampaikan pesan, informasi, pengalaman, dan berbagai hal lainnya kepada seseorang atau lembaga.

Dalam bentuk tertulis, surat dapat diartikan sebagai lembaran kertas yang berisikan informasi atau berita yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama instansi. Surat biasanya menggunakan selembar kertas khusus untuk surat.

Pengertian surat sebagai media komunikasi mencakup beberapa hal yaitu sarana pemberitahuan, sarana permintaan, sarana menyampaikan buah fikiran, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan sebagai sarana pedoman kerja.

Sehubungan dengan tujuan penggunaan surat untuk menyampaian informasi tertentu, maka ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat. Hal-hal tersebut antaralain:
1. Penggunaan kaidah bahasa
2. Ketepatan ejaan
3. Ketepatan pemilihan kata
4. Penyusunan kalimat
5. Pengaturan hubungan antar paragraf

Kebutuhan manusia akan penggunaan surat tidak terlepas dari fungsi surat itu sendiri. Pada umumnya, fungsi surat bersesuaian dengan jenisnya. Berikut beberapa fungsi surat:
1. Sebagai alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan
2. Sebagai alat pengingat hal-hal yang telah disepakati
3. Sebagai bukti historis untuk riset atau penelitian
4. Sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas
5. Untuk mencerminkan keadaan intern suatu organisasi
6. sebagai sarana promosi suatu perusahaan
7. Untuk menyampaikan informasi tertentu yang bersifat khusus

Baca juga : Pengertian, Unsur, Struktur, dan Jenis Kalimat.

Jenis-jenis Surat dan Ciri-cirinya

Jika dilihat berdasarkan tujuan pembuatan surat, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu surat permintaan, surat penawaran, surat pemberitahuan, surat perintah, surat pesanan, surat pengantar, surat kuasa, surat perjanjian, surat keputusan, dan sebagainya.

Berdasarkan sifat isi dan kepentingannya, surat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga

#1 Surat pribadi
Surat pribadi adalah jenis surat yang ditulis atas nama perorangan atau pribadi. Surat pribadi yang ditujukan ke pribadi lain biasanya menggunakan bahasa yang tidak resmi. Surat pribadi yang ditujukan untuk instansi resmi harus menggunakan ragam bahasa baku.

Surat pribadi biasanya dikirim atas nama pribadi untuk menyampaikan informasi yang besifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan, ataupun hal-hal yang bersifat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat undangan, surat izin tidak masuk sekolah, dan sebagainya.

Berikut ciri-ciri surat pribadi:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas
3. Format surat bebas

#2 Surat dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga yang ditujukan kepada lembaga atau perorangan. Surat dinas bersifat resmi sehingga menggunakan bentuk surat yang formal dan menggunakan bahasa resmi. Contoh surat resmi antaralain surat pengantar, surat edaran, surat perintah, dan sebagainya.

Berikut ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Menggunakan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel lembaga resmi
6. Menggunakan format baku

Baca juga : Ciri-ciri Bahasan Baku dan Contoh Kalimat.

#3 Surat niaga
Surat niaga adalah jenis surat yang ditulis untuk kepentingan-kepentingan bisnis ataupun urusan perdagangan. Surat yang tergolong surat niaga antara lain surat penawaran, surat permintaan, surat pesanan, surat pengantar, surat pengiriman barang, dan sebagainya.

Berikut ciri-ciri surat niaga:
1. Menggunakan kop surat
2. Menggunakan bahasa baku
3. Menyertakan waktu transaksi
3. Menyertakan cara pembayaran
4. Menjelaskan pihak penjual dan pembeli
5. Menyertakan perincian barang/jasa yang dijual
6. Isinya berkaitan dengan jasa perniagaan

Bagian-bagian Surat

Secara umum, bagian-bagian surat yang bersifat resmi adalah sebagai berikut:
1. Kepala surat : nama instansi, logo, alamat, kode pos, nomor telepon dan email
2. Tempat dan tanggal surat : menjelaskan lokasi dan waktu penulisan surat
3. Nomor surat : nomor urut penulisan, kode surat, angka tahun
4. Lampiran : jumlah dokumen yang disertakan
5. Hal : perkara yang dibicarakan dalam surat
6. Alamat surat : pada sampul surat atau pada kertas surat
7. Salam pembuka : lazim digunakan dalam surat peribadi
8. Isi surat : aline pembuka, isi, dan penutup
9. Salam penutup : diawali huruf kapital diakhiri tanda koma
10. Nama pengirim yang jelas dan tanda tangan
11. Tebusan : menjelaskan pihak lain yang mendapatkan surat tersebut
12. Inisial : singkatan tanda pengenal di bagian kiri bawah surat dinas

Baca juga : Ciri dan Syarat-syarat Kalimat Efektif untuk Menulis Surat.

Share ke Facebook >>

Edutafsi.com adalah blog tentang bahan belajar. Gunakan menu atau penelusuran untuk menemukan bahan belajar yang ingin dipelajari.